前回に引き続き、「報告・連絡・相談」のお悩みについてです。
部下からの報・連・相に不満がある。
例えば、必要な報告をあげない、マズい情報はギリギリまで相談がない、具体例をあげるとそれだけで小一時間は話が終わらないほどの事例を、さまざまな会社で管理職の方から聞かされます。
また、部下には口酸っぱく「報・連・相」が大事であると指導するにも拘らず、改善される気配がない。そんな状況がより一層、上司のストレスを溜める原因にもなってます。
ここで大事なことは、「報・連・相」それ自体が目的ではありません。
あくまでも、仕事を円滑に進めるため、仕事の進捗や方向性の確認するためなど、何かを判断する必要に迫られた時、手元に必要な情報が、必要な量と質で揃っている状態にしておくことが本来の目的です。
そんな、上司である管理職にとって仕事しやすい環境を作るためのヒントを、書いてみたいと思います。
上司が原因を作り出している？
なぜ、うちの会社の部下は「報・連・相」ができないのでしょうか？と相談を受ける際に、逆に当事者である部下の方にも、上司に報告・連絡・相談をする際のやり取りについて詳しく教えてもらうようにしています。
その際によく聞く話は、上司に報・連・相をすると、「自分で考えろ！」「いちいち聞くな！」「まだそんなことも分からないのか！」と部下が望んでいたことと、全く関係のない回答を返されるというものです。
部下が聞きたかったことは、そんな言葉ではなく、上司としての経験や知識を基にしたアドバイスなり指示です。 自分で解決できることであれば、わざわざ相談したりしません。
こんなことが数回続くと、部下は心の中で上司を「使えないヤツ！」として反発するか、「叱られると嫌だ」と萎縮するか、どちらにしても「報・連・相」は本来の趣旨から離れ、どんどんと悪循環に嵌ってしまいます。
大事なことは「報・連・相」が出来る環境を作ってあげること
上司からすれば、部下が自分で考えることもせずに安易に相談して済まそうとしている、何度も教えているのに同じようなことを質問してくるなど、いろいろ言いたいこともあるでしょう、また多忙な時間に、上司からするとレベルの低い報告などを受けると、ついつい語気が荒くなってしまう気持ちも分からないではありません。
ただ目的は「自分の手元に必要な情報が、必要な量と質で揃っている状態にしておく」ことで、「報・連・相」そのものではないはずですし、部下との人間関係を悪化させることでも、無論ないはずです。
具体的な改善策としては、上司が「報・連・相」の時間を定期的にスケジューリングした上で、部下が報告・連絡・相談ができる場を作ってあげることです。
このよい点は、上司としては報連相の時間を予め作ることで、忙しい時間に邪魔されることが基本なくなり、自らの時間を有効活用しやすくなります。 また時間があることで、部下の報連相から問題点を把握し、教育をする時間として活かすことも可能です。
部下としては、時間が決まっていることで、報告すべき事柄をまとめる準備や心構えができ、さまざまな相談をする機会にもできます。
そして、通常業務中に入る報連相は優先順位が高い案件であることが多いので、上司としては判断がしやすくなるというメリットもあります。
但し、ここで大切なことは、報連相の時間は仕組み化して、定期的に繰り返していくことで好循環を生み出すものであり、不定期に開催しても効果が薄くなります。
部下の「報告・連絡・相談」にお悩みの管理職の方はヒントにしてみられてはいかがですか。